De verborgen portefeuille van zombieprojecten
Het project is nooit officieel gestopt. Er is ook niemand die er nog echt aan werkt. Af en toe verschijnt het opnieuw in een overleg; iemand vraagt hoe ver het staat en er komt een kleine actie uit voort. Daarna verdwijnt het weer.
Zo ontstaan zombieprojecten. Ze leven net genoeg om capaciteit te blijven vragen en te weinig om ooit iets af te maken.
Door William Beke • gepubliceerd op 11 augustus 2026
Stilstand kost ook aandacht.
Een zombieproject staat vaak op “on hold” of “later verder”. Dat klinkt onschuldig. Toch blijft er meestal een spoor van werk bestaan. Documenten worden bijgehouden omdat het project misschien terugkomt en iemand houdt voorzichtig ruimte vrij voor een mogelijke herstart.
Geen van die handelingen vraagt afzonderlijk veel tijd. Maar samen houden ze een beslissing kunstmatig open.
Daar zit de verborgen kost.
Een project hoeft geen volledig team te bezetten om mentale en organisatorische ruimte te blijven innemen.
Maak de verborgen belasting zichtbaar.
Neem alle projecten die al minstens twee maanden nauwelijks bewogen. Noteer per project hoeveel tijd nog naar statusvragen, documentatie en voorzichtige capaciteitsplanning gaat.
Vijf stilgevallen projecten die ieder twee uur per maand vragen, kosten samen al vijftien werkdagen per jaar. Daar komt de aandacht van leidinggevenden en specialisten nog bij. Het exacte bedrag is minder belangrijk dan het besef dat uitgesteld beslissen capaciteit blijft gebruiken.
Doe geen statusreview.
Een klassieke review vraagt hoe ver alles staat.
Bij zombieprojecten is dat precies de verkeerde vraag.
Beslis voor ieder stilgevallen initiatief één van vier dingen.
Keuze | Wat ze betekent |
Herstarten | Er komt capaciteit en een concrete volgende stap |
Parkeren | Tot een afgesproken datum gebeurt er bewust niets |
Stoppen | Het initiatief verdwijnt uit de actieve portefeuille |
Beslissen | Eén expliciete keuze blokkeert nog de definitieve status |
Vooral parkeren moet streng zijn. Een geparkeerd project heeft geen wekelijkse statusvraag – het mag wachten. Anders is parkeren gewoon actief werk met een rustgevender label.
Een project dat niemand wil stoppen en niemand werkelijk wil uitvoeren, heeft geen statusprobleem. Het mist een beslissing.
Stop het project zonder de kennis te verliezen.
Een veelgebruikt argument tegen stoppen is dat eerder werk dan verloren gaat. Dat hoeft niet.
Maak voor ieder initiatief dat je stopt of voor langere tijd parkeert een korte afsluitfiche:
- Waarom werd het project oorspronkelijk gestart?
- Welk resultaat en welke eigenaar waren afgesproken?
- Wanneer vond de laatste betekenisvolle beweging plaats?
- Waarom krijgt het initiatief vandaag geen capaciteit meer?
- Welke klanten, medewerkers of partners worden door de beslissing geraakt?
- Welke analyses, bestanden of lessen moeten bewaard blijven?
- Welke omstandigheden zouden een herstart opnieuw rationeel maken?
- Wie bewaart de kennis en wanneer wordt de beslissing opnieuw bekeken?
De goede portfolioreview bepaalt of het project wordt herstart, geparkeerd, gestopt of eerst nog één beslissing nodig heeft. De afsluitfiche dient niet om het project kunstmatig in leven te houden – ze legt vast waarom het geen aanspraak meer maakt op huidige capaciteit.
Zo verdwijnt het initiatief uit de actieve portefeuille zonder dat de opgebouwde kennis mee verdwijnt.
Van inzicht naar een werkbare volgende stap
Stop ook wat geen toekomst meer heeft.
Ik help bestaande projecten opnieuw beoordelen op hun huidige waarde en bewijs zodat capaciteit niet blijft vastzitten in werk dat ooit logisch was maar vandaag weinig meer oplevert.