Een sleutelrol valt weg. De marketingwerking moet intussen verder.
Een marketingmanager vertrekt of is tijdelijk afwezig. De vacature of terugkeer heeft zijn eigen timing. Het marketingwerk niet.
Campagnes blijven namelijk lopen. En partners wachten op feedback, of projecten bereiken beslismomenten. Ondertussen nemen collega’s tijdelijk stukken over die vroeger vanzelf op één plek samenkwamen.
Dat is vaak een logische eerste oplossing, maar ze heeft een houdbaarheidsdatum. Wanneer een paar collega’s maandenlang naast hun eigen rol ook de ontbrekende managementlaag dragen, verschuift het probleem vooral.
De echte leegte wordt meestal zichtbaar wanneer prioriteiten botsen of een beslissing over meerdere projecten heen moet worden genomen. Niemand weet dan precies welke context achter een eerdere keuze zat.
Ik kan tijdens die overgang de marketingverantwoordelijkheid tijdelijk opnemen. Zo blijft het werk vooruitgaan terwijl er tegelijk meer structuur ontstaat voor degene die later definitief overneemt.
Wat wegvalt, is zelden alleen een takenpakket.
Een deel van het zichtbare werk laat zich vrij snel verdelen. Een campagne krijgt een nieuwe contactpersoon en een bureau kan rechtstreeks afstemmen met iemand anders in de organisatie.
Moeilijker overdraagbaar is de samenhang tussen die taken. De vertrokken of afwezige marketingverantwoordelijke wist vaak waarom een project voorrang kreeg, welke discussie al eerder gevoerd was en bij welke beslissing sales of directie opnieuw betrokken moest worden.
Daarom kijk ik bij een tijdelijke overname verder dan de lijst openstaande taken. De eerste vraag is welke verantwoordelijkheid tijdelijk opnieuw een duidelijke plaats nodig heeft.
Wat moet zonder onderbreking blijven lopen?
Sommige commerciële afspraken en projecten hebben directe gevolgen wanneer ze stilvallen. Die krijgen eerst opnieuw duidelijk eigenaarschap.
Welke beslissingen kunnen niet wachten?
Een leverancier, budgetkeuze of belangrijk project kan moeilijk maanden in pauze blijven. We bepalen welke beslissingen tijdens de overgang genomen moeten worden en wie daarvoor het mandaat heeft.
Welke kennis moet overdraagbaar worden?
Werk dat nu gebeurt zonder context vast te leggen, wordt later opnieuw uitzoekwerk. Daarom groeit de overdracht tijdens de opdracht mee.
De eerste weken draaien vooral om overzicht en beslisruimte.
Een overgangsperiode hoeft niet te starten met een nieuwe marketingstrategie. Eerst wil ik begrijpen wat er loopt of binnenkort een beslissing vraagt en waar kennis en/of eigenaarschap kwetsbaar geworden is.
Dat overzicht maakt het mogelijk om de agenda opnieuw bewust te beheren. Goed lopend werk kan verder. Projecten die een keuze nodig hebben krijgen opnieuw iemand die ze kan maken en werk waarvan de relevantie intussen onduidelijk is, hoeft niet automatisch te blijven doorlopen omdat het voorheen op de planning stond.
Voor de start spreken we ook af welk mandaat bij de tijdelijke rol hoort. Wanneer iedere beslissing alsnog terug naar de zaakvoerder moet, verplaatst de coördinatie vooral van de ene inbox naar de andere.
Of je dat nu een tijdelijke marketingmanager, interim marketingmanager of ad interim marketingmanager noemt, de kern blijft dezelfde. Er moet opnieuw iemand zijn die de marketingwerking als geheel kan dragen.
De opdracht groeit in drie stappen.
01.
Zicht krijgen op wat de werking vandaag draagt
Ik breng lopende projecten, belangrijke partners, budgetten en beslismomenten samen. Daarbij kijk ik vooral naar afhankelijkheden. Waar wacht iemand op input of welke kennis zit bij één persoon? En welke deadlines hebben commerciële of organisatorische gevolgen?
02.
Verantwoordelijkheid opnieuw een plaats geven
We spreken af welke beslissingen ik zelf kan nemen. Daarbij kijken we ook waar directie betrokken blijft en welk werk bij bestaande collega’s of partners hoort. Daarna kan ik de marketingwerking verder dragen binnen dat mandaat.
03.
De overdracht laten meegroeien
Belangrijke werkafspraken worden vastgelegd terwijl de opdracht loopt. Daardoor hoeft de volgende verantwoordelijke bij zijn start minder geschiedenis te reconstrueren en kan die sneller zelf bepalen wat behouden of veranderd moet worden.
Overdracht wordt zo onderdeel van de opdracht in plaats van een document dat pas op het einde nog moet worden samengesteld.
Een interimperiode kan duidelijk maken welke vaste rol je werkelijk nodig hebt.
Bij een vertrek ligt het voor de hand om dezelfde functietitel opnieuw open te zetten. Toch is de bestaande functie soms het resultaat van jaren waarin taken zich langzaam rond één persoon hebben verzameld.
Een tijdelijke periode maakt dat zichtbaar. Misschien blijkt het team operationeel zelfstandiger dan gedacht en ontbreekt vooral iemand die keuzes op senior niveau bewaakt. Misschien droeg één generalist te veel specialistisch werk. Of de organisatie verwachtte tegelijk people management, digitale uitvoering en directieadvies van dezelfde functie.
Die inzichten kunnen helpen om de vaste rol gerichter af te bakenen. Ik neem recruitment daarmee niet over, maar kan wel helpen benoemen welke verantwoordelijkheid tijdens de overgang werkelijk nodig blijkt.
Overdracht gaat verder dan toegang tot bestanden.
Documentatie is noodzakelijk. Voor een nieuwe verantwoordelijke is minstens even belangrijk dat de context achter beslissingen bewaard blijft.
- Waarom kreeg een doelgroep voorrang?
- Welke campagne heeft al verschillende varianten doorlopen?
- Welk project werd bewust uitgesteld?
- Welke afspraak met een bureau staat nergens formeel beschreven?
Die context bouw je gemakkelijker op terwijl beslissingen gemaakt worden dan in een overdrachtsdocument tijdens de laatste week. Daarom loopt overdracht bij mij mee met de opdracht.
Nic Vermaut
Zaakvoerder WELL Communications
“Ik heb al vaker het geluk gehad om met geweldige mensen samen te werken en te bouwen. En sinds een half jaar heb ik opnieuw een zeldzame match gevonden. Bij deze, een dikke shout-out naar William! Met zijn gestructureerde aanpak, strategisch inzicht en vermogen om rust te brengen, houdt hij het overzicht en vertaalt concepten in heldere plannen en de juiste tools. Geweldig om te zien hoe hij dit aanpakt, sta er soms met open mond naar te kijken.”
Niet iedere open sleutelrol vraagt een volledige interimmanager.
Soms kan het bestaande team de verantwoordelijkheid grotendeels zelf verdelen en blijft vooral één belangrijk project zonder eigenaar achter. Dan kan Uitvoering en MarkOps volstaan.
In andere situaties is de grootste winst te vinden in het tijdelijk verkleinen van de agenda. Een 90-dagentraject kan dan helpen één prioriteit bewust naar voren te halen.
Wanneer de organisatie iemand nodig heeft die de marketingfunctie als geheel tijdelijk draagt, sluit Externe CMO en ad interim marketingmanagement beter aan.
De omvang van de vorige functie hoeft dus niet automatisch de omvang van de tijdelijke oplossing te bepalen.
Praktische vragen tijdens een overgang.
Moet de tijdelijke rol voltijds zijn?
Nee. De juiste inzet hangt af van wat wegvalt, hoeveel verantwoordelijkheid het bestaande team kan blijven dragen en hoeveel operationeel werk bij de rol terechtkomt.
Werk je verder met het bestaande team en onze bureaus?
Ja. Ik vertrek vanuit de mensen en expertise die er al zijn. Veranderen heeft alleen zin wanneer de bestaande manier van werken de overgang aantoonbaar bemoeilijkt.
Hoe snel kan zo’n overdracht starten?
Dat hangt af van mijn lopende opdrachten en de omvang van de rol. In het eerste gesprek kunnen we wel snel bepalen welke zaken onmiddellijke continuïteit vragen en welk mandaat daarbij hoort.
Help je ook bij de overdracht naar de vaste opvolger?
Ja. Dat is een wezenlijk onderdeel van de opdracht. We spreken vooraf af welke informatie en verantwoordelijkheden bij mijn vertrek voldoende overdraagbaar moeten zijn.
Wat als de huidige marketingmanager nog even beschikbaar is?
Dan gebruik ik die overlap graag om lopende beslissingen, belangrijke relaties, uitzonderingen en kennis die nergens formeel staat tijdig over te nemen. Een paar gerichte overdrachtsmomenten vóór het vertrek kunnen later veel reconstructiewerk besparen.
Welke verantwoordelijkheid valt vandaag tussen twee stoelen?
Vertel welk werk voorlopig intern wordt opgevangen en welke beslissingen ondertussen blijven terugkomen.
Van daaruit kunnen we bepalen hoeveel tijdelijke verantwoordelijkheid nodig is en welke vorm daarbij past.
Liever direct contact?
E-mail: william@maverik.be
Tel.: 0493 48 70 53
Adres: Bergeikenstraat 13, 8800 Rumbeke